การบริหารผู้ขายและการเตรียมพร้อมรับการตรวจสอบ

บทนำ

การบริหารคู่ค้าในองค์กรชั้นนำเริ่มต้นตั้งแต่กระบวนการ "ลงทะเบียนคู่ค้า" และคงอยู่ตลอด "วงจรชีวิต" ของความสัมพันธ์ ตั้งแต่การคัดเลือก การประเมิน ไปจนถึงการต่อสัญญาหรือถอดถอน การมีระบบบริหารคู่ค้าที่เป็นระบบ ไม่เพียงช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่ยังเป็นเกราะป้องกันที่สำคัญเมื่อต้องเผชิญกับการตรวจสอบทั้งจากภายใน (Internal Audit) ภายนอก (External Audit) และ ISO Audit ที่ทวีความเข้มข้นขึ้นในยุคแห่ง Compliance และ ESG

หลักสูตรนี้ถูกออกแบบมาเพื่อยกระดับระบบงานบริหารคู่ค้า (SRM) ให้ได้มาตรฐานสากล ครอบคลุมตั้งแต่การคัดเลือก ขึ้นทะเบียน ประเมินผลงาน ไปจนถึงการเตรียมเอกสารหลักฐานที่จำเป็นสำหรับการตรวจสอบ พร้อมเทคนิคการสื่อสารกับ Auditor ที่จะทำให้กระบวนการ Audit เป็นไปอย่างราบรื่น โดยเฉพาะการตรวจจาก Big 4 (Deloitte, PWC, EY, KPMG) ที่มีมาตรฐานเข้มข้น

ผู้เข้าอบรมจะได้เห็นกรณีศึกษาจริงของการตรวจสอบที่พบ Non-Conformance และวิธีการแก้ไข พร้อม Mock Audit Workshop ที่ทำให้สามารถวินิจฉัยจุดอ่อนของระบบบริหารคู่ค้าในองค์กรของตน และวางแผนการปรับปรุงเพื่อพร้อมรับ Audit ในรอบถัดไปอย่างมั่นใจ

วัตถุประสงค์

• Lifecycle Mastery: เพื่อให้เข้าใจการบริหาร Supplier Lifecycle ครบ 360 องศา ตั้งแต่ Onboarding, Active Management ไปจนถึง Offboarding
• Master Data Quality: เพื่อให้สามารถออกแบบและรักษาคุณภาพของ Vendor Master Data ให้ถูกต้อง ครบถ้วน และเป็นปัจจุบัน
• Audit Readiness: เพื่อให้สามารถเตรียมเอกสารและกระบวนการให้พร้อมรับการตรวจสอบทุกประเภท — Internal Audit, External Audit, ISO 9001, ISO 14001
• Compliance & Anti-Fraud: เพื่อให้เข้าใจประเด็น Compliance ที่สำคัญ — Anti-Corruption, Anti-Money Laundering, Sanctions Screening และการสร้างระบบป้องกัน

กลุ่มเป้าหมาย

เจ้าหน้าที่จัดซื้อ ผู้รับผิดชอบงาน Vendor Master ฝ่ายตรวจสอบภายใน ฝ่าย Compliance และผู้ที่ต้องเตรียมข้อมูลสำหรับการ Audit ทุกประเภท รวมถึงผู้ที่ต้องตอบคำถาม Auditor ในฐานะ Auditee

บรรยายโดย

อ.ธีรช์ เหลืองสว่างวงศ์ และ/หรือ อ.ปัลลพ สัจจรักษ์

หัวข้อการสัมมนา (09.00 - 16.00 น.)

Module 1: Supplier Lifecycle & Onboarding Excellence

• Supplier Lifecycle: วงจรชีวิตคู่ค้าครบ 5 ขั้น — Identification, Onboarding, Active Management, Performance Review, Offboarding
• Gatekeeper Process: ขั้นตอนการคัดกรองและขึ้นทะเบียนผู้ขายรายใหม่ (เอกสาร แบบฟอร์ม เกณฑ์การอนุมัติ)
• Data Verification Sources: แหล่งตรวจสอบความน่าเชื่อถือของผู้ขาย — กรมพัฒนาธุรกิจการค้า, Blacklist, ปปง., Sanctions List (OFAC, UN)
• New Vendor Registration: แบบฟอร์มและเอกสารที่จำเป็น — ใบทะเบียนการค้า, ภพ.20, ใบรับรองบริษัท, Bank Account Confirmation
• ESG & Compliance Screening: การตรวจสอบ Code of Conduct, Anti-Corruption Policy, Environmental Compliance ตั้งแต่ Onboarding

Module 2: Vendor Master Data & Documentation

• Vendor Master Structure: การออกแบบ Vendor Master Data ใน ERP ให้ครอบคลุม — Basic Info, Tax, Bank, Payment Terms, Contact
• Data Quality Standards: มาตรฐาน Data Quality 5 มิติ — Completeness, Accuracy, Consistency, Timeliness, Uniqueness
• Review Cycle: การกำหนดวงรอบในการสอบทานข้อมูลผู้ขาย (Vendor Master Data Review) รายไตรมาส รายปี
• Documentation Standard: มาตรฐานเอกสารหลักฐานที่ต้องเก็บรักษาในแต่ละขั้นตอน ตามกฎหมายและ Compliance
• Record Retention Policy: นโยบายการเก็บรักษาเอกสาร 5-10 ปี ตามประเภทเอกสารและข้อกำหนดทางกฎหมาย

Module 3: Performance Review & Compliance Framework

• Vendor Rating System: การออกแบบระบบ Vendor Rating Grade A/B/C/D/F พร้อม Action ที่เหมาะสมกับแต่ละเกรด
• Anti-Corruption Compliance: การออกแบบกระบวนการป้องกัน Corruption ในงานจัดซื้อ — Conflict of Interest, Gift Policy, Whistleblowing
• Three Lines of Defense: หลักการ 3 ชั้นการป้องกัน — Operational Management, Risk Management, Internal Audit
• Sanctions Screening: การตรวจสอบ Supplier กับ Sanctions Lists (OFAC, EU, UN) เพื่อป้องกัน Compliance Violation
• Conflict of Interest Disclosure: การจัดทำระบบเปิดเผยความขัดแย้งทางผลประโยชน์ของพนักงานจัดซื้อ

Module 4: Audit Readiness & Auditor Communication

• Audit Types: ประเภทการตรวจสอบที่ฝ่ายจัดซื้อต้องเผชิญ — Internal Audit, External Audit, ISO Audit, Regulatory Audit, Customer Audit
• Auditor Perspective: เจาะลึกสิ่งที่ Auditor มักจะ "สุ่มตรวจ" ในงานบริหารคู่ค้า — Sample Selection, Testing Procedures
• Common Findings: ประเด็นที่ Auditor พบบ่อย — Missing Approval, Late Document, Inconsistent Data, Conflict of Interest
• Documentation Trail: การจัดเก็บเอกสารหลักฐานในรูปแบบที่ตรวจสอบได้ — Approval Chain, Email Trail, Meeting Minutes
• Auditor Communication: เทคนิคการสื่อสารและตอบคำถามของ Auditor อย่างมืออาชีพ — Direct Answer, Provide Evidence, Avoid Speculation

กิจกรรม Workshop ในหลักสูตร

หลักสูตรนี้ออกแบบให้มี Workshop เชิงปฏิบัติการ 4 กิจกรรมตลอดวัน ครอบคลุม Vendor Onboarding Audit, Vendor Master Quality Audit, Compliance Health Check และ Mock Audit เพื่อให้ผู้เข้าอบรมได้ฝึกใช้เครื่องมือและแนวคิดกับสถานการณ์จริงขององค์กร และสามารถนำกลับไปประยุกต์ใช้ได้ทันทีหลังจบหลักสูตร

Source eXpert (Thailand) Co., Ltd.