อภิธานศัพท์งานจัดซื้อ 63 คำ ครบ 10 ตอน ตั้งแต่ขอซื้อจนประเมินผู้ขาย

คนทำงานจัดซื้อใช้ศัพท์ภาษาอังกฤษกันทุกวัน ตั้งแต่ PR, PO ไปจนถึง TCO และ Three-Way Matching แต่หลายคำถูกใช้คนละความหมายในแต่ละแผนก จนเกิดปัญหาตามมาทั้งเรื่องราคา การส่งมอบ และการจ่ายเงิน Source eXpert จึงรวบรวมอภิธานศัพท์งานจัดซื้อ 63 คำ แบ่งเป็น 10 ตอน เรียงตามขั้นตอนงานจริง ตั้งแต่ระบุความต้องการ หาผู้ขาย อ่านราคา เจรจา ติดตามของ รับของ จ่ายเงิน บริหารสต๊อก ไปจนถึงประเมินและพัฒนาผู้ขาย

เหมาะสำหรับเจ้าหน้าที่จัดซื้อมือใหม่ ผู้ใช้งานที่ต้องเขียนใบขอซื้อ และทีมบัญชีหรือคลังสินค้าที่ทำงานร่วมกับฝ่ายจัดซื้อ บันทึกภาพเก็บไว้ หรือส่งต่อให้ทีมได้เลย

ตอนที่ 01: 7 คำพื้นฐานงานจัดซื้อ

• PR · Purchase Requisition — ใบขอซื้อ: เอกสารภายในเพื่อขออนุมัติซื้อ
• PO · Purchase Order — ใบสั่งซื้อ: เอกสารแจ้งรายการและเงื่อนไขซื้อแก่ผู้ขาย
• Lead Time — ระยะเวลารอ: ต้องตกลงจุดเริ่มนับและจุดสิ้นสุดให้ชัด
• Credit Term — ระยะเวลาเครดิต: ให้เวลาก่อนจ่าย เช่น 30 วันนับจากวันที่ตกลง
• Payment Term — เงื่อนไขชำระเงิน: จ่ายเมื่อไร กี่งวด และมีเงื่อนไขอะไร
• Down Payment — เงินดาวน์: จ่ายส่วนแรกของราคา ส่วนที่เหลือจ่ายตามข้อตกลง
• Advance Payment — เงินจ่ายล่วงหน้า: จ่ายก่อนรับสินค้าหรือบริการ บางส่วนหรือทั้งหมด

💡 จำให้แม่น: PR = ขอซื้อ · PO = สั่งซื้อ

ตอนที่ 02: ระบุความต้องการให้ชัด

• Requirement — ความต้องการ: อยากให้สินค้าหรืองานทำอะไรได้
• Specification / Spec — คุณลักษณะเฉพาะ: ขนาด วัสดุ และมาตรฐานที่ต้องการ
• Scope of Work / SOW — ขอบเขตงาน: ต้องทำอะไรและส่งมอบอะไรบ้าง
• TOR · Terms of Reference — ข้อกำหนด: รวมโจทย์ ขอบเขต คุณสมบัติ และเงื่อนไข
• BOQ · Bill of Quantities — บัญชีปริมาณงาน: รายการงาน ปริมาณ และหน่วย เพื่อเสนอราคา
• UOM · Unit of Measure — หน่วยนับ: เช่น ชิ้น กล่อง กิโลกรัม หรือเมตร

💡 ก่อนขอราคา ต้องบอกให้ชัดว่าต้องการอะไร

ตอนที่ 03: หาผู้ขายและขอข้อเสนอ

• Supplier / Vendor — ผู้ขายหรือผู้ให้บริการ: คู่ค้าที่ส่งของหรือทำงานให้บริษัท
• Sourcing — การหาแหล่งซื้อ: ค้นหาและพิจารณาผู้ขายที่ตอบโจทย์
• RFI · Request for Information — ขอข้อมูล: สำรวจความสามารถเบื้องต้นของผู้ขาย
• RFQ · Request for Quotation — ขอราคา: เมื่อรายละเอียดสิ่งที่จะซื้อชัดเจนแล้ว
• RFP · Request for Proposal — ขอข้อเสนอ: ให้ผู้ขายเสนอแนวทาง วิธีทำงาน และราคา
• Quotation — ใบเสนอราคา: ระบุราคา รายละเอียด และเงื่อนไขจากผู้ขาย

💡 RFI = ขอข้อมูล · RFQ = ขอราคา · RFP = ขอแนวทาง

ตอนที่ 04: อ่านราคาให้ครบ

• Unit Price — ราคาต่อหน่วย: ราคาสินค้า 1 หน่วย เช่น บาทต่อชิ้น
• MOQ · Minimum Order Quantity — จำนวนสั่งซื้อขั้นต่ำ: ต้องซื้ออย่างน้อยเท่าไรต่อครั้ง
• Quotation Validity — อายุใบเสนอราคา: ช่วงที่ผู้ขายยืนยันราคาและเงื่อนไข
• Price Breakdown — ส่วนประกอบราคา: แยกค่าวัสดุ ค่าแรง ขนส่ง และรายการอื่น
• TCO · Total Cost of Ownership — ต้นทุนรวมตลอดการใช้งาน: ราคาซื้อ รวมค่าใช้และค่าดูแล
• Cost Saving — การลดต้นทุน: วัดเทียบกับฐานและเงื่อนไขที่ตกลงกัน

💡 ราคาต่อชิ้นต่ำกว่า อาจไม่ได้จ่ายรวมน้อยกว่า

ตอนที่ 05: เจรจาและทำข้อตกลง

• Negotiation — การเจรจา: หาข้อตกลงเรื่องราคา ส่งมอบ และเงื่อนไขอื่น
• Counter Offer — ข้อเสนอต่อรอง: เสนอเงื่อนไขใหม่กลับไปให้พิจารณา
• Contract — สัญญา: กำหนดสิทธิ หน้าที่ และความรับผิดชอบของคู่สัญญา
• T&C · Terms and Conditions — ข้อกำหนดและเงื่อนไข: รายละเอียดที่แต่ละฝ่ายต้องปฏิบัติตาม
• Warranty — การรับประกัน: รับผิดชอบข้อบกพร่องตามเวลาและเงื่อนไข
• SLA · Service Level Agreement — ข้อตกลงระดับบริการ: เช่น ตอบรับปัญหาภายใน 2 ชั่วโมง

💡 เรื่องที่ต่อรองได้ มีมากกว่าส่วนลด

ตอนที่ 06: ติดตามของให้ทันใช้

• Order Confirmation — ยืนยันคำสั่งซื้อ: ผู้ขายยืนยันรายการ ราคา และกำหนดส่ง
• Delivery Date — วันที่ส่งมอบ: ระบุให้ชัดว่าวันส่งออกหรือวันถึงผู้รับ
• ETA · Estimated Time of Arrival — กำหนดถึงโดยประมาณ: วันหรือเวลาที่คาดว่าสินค้าจะถึง
• Partial Delivery — ทยอยส่ง: แบ่งส่งสินค้าเป็นหลายครั้ง
• Backorder — ยอดค้างส่ง: ผู้ขายยังไม่มีของส่ง และรอส่งภายหลัง
• Expediting — ติดตามและเร่งรัด: ตรวจความคืบหน้าเพื่อให้ส่งทันกำหนด

💡 ของออกจากโรงงานแล้ว ไม่ได้แปลว่าของถึงแล้ว

ตอนที่ 07: รับของและตรวจคุณภาพ

• Delivery Note — ใบส่งสินค้า: แสดงรายการและจำนวนที่นำมาส่ง
• Goods Receipt / GR — บันทึกรับสินค้า: ยืนยันการรับ ไม่ได้แปลว่าคุณภาพผ่านเสมอไป
• Inspection — การตรวจสอบ: เช็กจำนวน สภาพ และคุณภาพตามข้อกำหนด
• Acceptance — การยอมรับ: ยืนยันว่างานหรือสินค้าผ่านเงื่อนไขที่กำหนด
• NCR · Nonconformity Report — รายงานข้อบกพร่อง: บันทึกสิ่งที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด
• Claim — เรียกร้องให้รับผิดชอบ: ขอแก้ไข เปลี่ยน ซ่อม หรือชดเชย

💡 รับของครบแล้ว ต้องเช็กด้วยว่าตรงตามที่ตกลง

ตอนที่ 08: เอกสารก่อนจ่ายเงิน

• Invoice — ใบแจ้งหนี้: แจ้งยอดที่ต้องชำระสำหรับสินค้าหรือบริการ
• Billing Note — ใบวางบิล: สรุปหนี้ที่เรียกเก็บ อาจรวมหลายใบแจ้งหนี้
• Receipt — ใบเสร็จรับเงิน: ยืนยันว่าผู้ขายได้รับเงินแล้ว
• Due Date — วันครบกำหนด: วันที่ต้องชำระตามข้อตกลง
• Three-Way Matching — ตรวจเอกสาร 3 ทาง: เทียบใบสั่งซื้อ การรับของ และใบแจ้งหนี้
• AP · Accounts Payable — เจ้าหนี้การค้า: ยอดที่ต้องจ่ายผู้ขาย หรือทีมบัญชีผู้ดูแล

💡 ก่อนจ่าย: รายการ จำนวน และราคา ต้องตรงกัน

ตอนที่ 09: ซื้อให้พอ ไม่ให้ของขาด

• Inventory — สินค้าคงคลัง: ของที่เก็บไว้เพื่อใช้ ผลิต หรือขาย
• Stock on Hand — ของคงเหลือ: จำนวนที่มีในคลัง บางส่วนอาจยังใช้ไม่ได้
• Safety Stock — สต๊อกเผื่อ: รองรับการใช้เกินคาดหรือการส่งล่าช้า
• ROP · Reorder Point — จุดสั่งซื้อใหม่: ระดับสต๊อกที่ควรเริ่มสั่งเพิ่ม
• Stockout — ของขาด: ไม่มีของพร้อมใช้ในเวลาที่ต้องการ
• Forecast — คาดการณ์ความต้องการ: ประมาณยอดใช้หรือยอดขายล่วงหน้า

💡 ซื้อเยอะไป เงินจม · ซื้อน้อยไป ของขาด

ตอนที่ 10: ประเมินและพัฒนาผู้ขาย

• AVL · Approved Vendor List — รายชื่อผู้ขายที่ได้รับอนุมัติ: ใช้ภายในขอบเขตที่กำหนด
• Supplier Evaluation — ประเมินผู้ขาย: ตรวจคุณสมบัติก่อนซื้อ หรือผลงานหลังส่งมอบ
• KPI · Key Performance Indicator — ตัวชี้วัด: ใช้ติดตามผลการทำงานเรื่องสำคัญ
• OTD · On-Time Delivery — การส่งตรงเวลา: วัดการส่งทันกำหนดตามวิธีนับที่ตกลง
• Supplier Development — พัฒนาผู้ขาย: ร่วมปรับปรุงคุณภาพและการส่งมอบ
• SRM · Supplier Relationship Management — บริหารความสัมพันธ์: วางวิธีทำงานร่วมกับผู้ขายแต่ละกลุ่ม
• Procurement Risk — ความเสี่ยงจัดซื้อ: เหตุที่อาจทำให้ของขาด ต้นทุนเพิ่ม หรืองานสะดุด
• P2P · Procure-to-Pay — กระบวนการขอซื้อถึงจ่ายเงิน: เชื่อมผู้ใช้ จัดซื้อ ตรวจรับ และบัญชี

💡 ผู้ขายที่ดี ต้องดูผลงานจริงหลังเริ่มทำงาน

อยากให้ทีมใช้ศัพท์ชุดเดียวกัน และทำงานจัดซื้อได้ถูกตั้งแต่ต้นทาง

Source eXpert มีหลักสูตรจัดซื้อตั้งแต่พื้นฐานจนถึงระดับกลยุทธ์ ทั้งแบบ Public และ In-house ดูตารางอบรมและรายละเอียดหลักสูตรได้ที่ www.sourceexpert.co.th หรือสอบถามทาง LINE OA @sourcexpert