ประเมิน Supplier ให้ทันปัญหา ไม่ต้องรอประเมินประจำปี

หลายองค์กรประเมิน Supplier ปีละครั้ง หรือประเมินหลังจากงานแล้วเสร็จไปนาน ผลที่ได้จึงสะท้อนความทรงจำมากกว่าข้อเท็จจริง และกว่าจะทราบว่า Supplier รายใดมีปัญหา หน่วยงานอื่นก็จัดจ้างรายเดิมต่อไปแล้วหลายครั้ง

วัตถุประสงค์ของการประเมิน

การประเมิน Supplier มีวัตถุประสงค์เพื่อทวนสอบศักยภาพในการทำงานจริงหลังจากได้รับการจัดจ้าง ผลการประเมินที่ดีต้องช่วยให้องค์กรเห็นสัญญาณปัญหาได้เร็ว และใช้เป็นข้อมูลประกอบการตัดสินใจจัดจ้างครั้งต่อไป ไม่ใช่เพียงเอกสารที่จัดทำให้ครบตามระบบ

ประเมินให้ทันท่วงที

ผู้ประเมินที่เหมาะสมคือหน่วยงานที่ทำงานร่วมกับ Supplier โดยตรง และควรประเมินระหว่างการทำงานหรือทันทีหลังส่งมอบ หากรอประเมินประจำปี หรือประเมินห่างเกินไป ปัญหาเล็กจะค่อย ๆ สะสมโดยที่หน่วยงานอื่นไม่ทราบ และยังคงจัดจ้างต่อไปจนเกิดความเสียหายในที่สุด

ประเมินจากหลายหน่วยงานเพื่อลดอคติ

การประเมินต้องปราศจากอคติ ความเห็นของหน่วยงานเดียวอาจได้รับอิทธิพลจากความสัมพันธ์ส่วนบุคคลหรือเหตุการณ์เพียงครั้งเดียว จึงควรให้ทุกหน่วยงานที่ใช้งาน Supplier รายเดียวกันร่วมประเมิน เช่น หน่วยงานผู้ใช้ ฝ่ายคุณภาพ คลังสินค้า และฝ่ายจัดซื้อ แล้วนำผลมาพิจารณาร่วมกัน

เกณฑ์ต้องเป็นที่ยอมรับทั้งภายในและภายนอก

เกณฑ์และน้ำหนักคะแนนไม่มีกฎเกณฑ์ตายตัว ขึ้นอยู่กับลักษณะธุรกิจและสิ่งที่แต่ละบริษัทฯ ให้ความสำคัญ แต่เกณฑ์ต้องเป็นที่ยอมรับทั้งภายในองค์กรและ Supplier เพราะเกณฑ์คือเครื่องมือสื่อสารให้ทุกฝ่ายเข้าใจตรงกันว่าบริษัทฯ ให้ความสำคัญกับเรื่องใด เกณฑ์ที่ใช้กันทั่วไป ได้แก่

• คุณภาพของสินค้าหรืองาน
• การส่งมอบตรงเวลา
• ราคาและต้นทุน
• การบริการและการประสานงาน
• มาตรฐาน เอกสารรับรอง และ ESG

ควรแจ้งเกณฑ์ให้ Supplier ทราบตั้งแต่เริ่มจัดจ้าง เพื่อให้ทั้งสองฝ่ายมีเป้าหมายเดียวกัน

การนำผลการประเมินไปใช้

แนวทางที่ใช้กันโดยทั่วไป มีดังนี้

• เกรด A–C ใช้งานได้ตามปกติ
• เกรด D เฝ้าติดตาม หากไม่กลับมาอยู่ในระดับ C ภายในรอบการประเมินที่ 3 อาจต้องพักการใช้บริการ
• เกรด F หากยังจำเป็นต้องใช้ ควรจัดทำแผนพัฒนาเป็นรายตัว หากไม่จำเป็น อาจพักการใช้บริการ 6–12 เดือน

ผลการประเมินต้องแจ้งกลับไปยัง Supplier และเผยแพร่ให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องทราบ มิฉะนั้นการประเมินจะไม่ก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงใด

เริ่มต้นด้วยแม่แบบ Excel

ดาวน์โหลดแม่แบบ Supplier Evaluation ได้ฟรีท้ายบทความ ปรับชื่อเกณฑ์ น้ำหนัก และเกณฑ์ตัดเกรดได้ตามนโยบายของบริษัทฯ หากต้องการออกแบบเกณฑ์ให้เหมาะกับลักษณะธุรกิจ และวางระบบให้หลายหน่วยงานประเมินร่วมกัน Source eXpert ให้บริการอบรมแบบ In-house และที่ปรึกษาด้านจัดซื้อ ติดต่อ contact@sourceexpert.co.th หรือ LINE @sourcexpert

#SourceXpert #งานจัดซื้อ #SupplierEvaluation #ประเมินผู้ขาย

บทความนี้เขียนโดย AI