ต้นทุนแฝงคืออะไร ทำไมต่อราคาได้ถูกลงแล้ว องค์กรยังจ่ายแพงอยู่

ต้นทุนแฝง คือเงินที่องค์กรจ่ายออกไปจริง แต่ไม่เคยอยู่ในใบเสนอราคา และหลายครั้งต้นทุนก้อนนี้ไม่ได้เกิดที่ฝ่ายจัดซื้อ แต่เกิดจากใบขอซื้อที่ส่งมาช้า สเปกที่ระบุยี่ห้อตายตัว หรือการเปลี่ยนความต้องการกลางทาง ฝ่ายจัดซื้อต่อราคาได้ถูกลงหลายเปอร์เซ็นต์ แต่องค์กรก็ยังจ่ายแพงอยู่ดี

ต้นทุนแฝงคืออะไร

ถ้ามองต้นทุนเป็นภูเขาน้ำแข็ง ราคาซื้อคือส่วนที่โผล่พ้นน้ำ ทุกคนมองเห็นและต่อรองกันได้ ส่วนที่อยู่ใต้น้ำคือค่าติดตั้ง ค่าซ่อมบำรุง เวลาที่เครื่องหยุด (Downtime) ค่าลิขสิทธิ์รายปี และค่าใช้จ่ายที่เกิดจากวิธีทำงานภายในองค์กรเอง ส่วนใต้น้ำนี้คือต้นทุนแฝง (Hidden Cost) และมักใหญ่กว่าส่วนที่มองเห็น

การคิดต้นทุนตลอดอายุการใช้งานเคยเขียนไว้แล้วในบทความ TCO คืออะไร แล้วโรงงานส่วนใหญ่พลาดตรงไหน บทความนี้จะชวนดูอีกด้านหนึ่ง คือต้นทุนแฝงที่เกิดจากการตัดสินใจของคนในองค์กรก่อนที่ใบขอซื้อจะมาถึงฝ่ายจัดซื้อ

ต้นทุนแฝงมีอะไรบ้าง: 6 ตัวอย่างที่พบบ่อยในโรงงาน

• ของด่วน แจ้งความต้องการช้า จัดซื้อไม่มีเวลาหาทางเลือก ต้องซื้อจากรายที่ส่งได้ทันในราคาที่สูงกว่า และจ่ายค่าขนส่งด่วนเพิ่ม
• สเปกล็อกยี่ห้อ ระบุยี่ห้อหรือรุ่นแทนผลลัพธ์ที่ต้องการ ผู้ขายรู้ว่าไม่มีคู่แข่ง จึงไม่มีเหตุผลต้องลดราคา
• เปลี่ยนสเปกกลางทาง ทุกครั้งที่เปลี่ยน ผู้ขายต้องคิดราคาใหม่ และมักบวกค่าความเสี่ยงเผื่อไว้ในงานครั้งถัดไป
• ซื้อนอกระบบ (Maverick Spend) แต่ละแผนกซื้อของชนิดเดียวกันจากคนละที่ องค์กรเสียอำนาจต่อรองที่ควรได้จากปริมาณรวม
• ใบขอซื้อไม่ครบ จัดซื้อต้องถามกลับไปกลับมา งานช้าลง และความล่าช้านั้นก็ย้อนกลับมาเป็นของด่วนในรอบถัดไป
• พฤติกรรมที่ทำให้ผู้ขายบวกราคา จ่ายเงินช้า สั่งงานกระชั้นชิด เปลี่ยนแผนบ่อย ผู้ขายที่มีประสบการณ์จะคิดต้นทุนเหล่านี้ไว้ในราคาครั้งหน้าเสมอ

ทำไมฝ่ายจัดซื้อฝ่ายเดียวแก้ต้นทุนแฝงไม่ได้

ทั้ง 6 ข้อมีจุดร่วมเดียวกัน คือเกิดขึ้นก่อนที่ใบขอซื้อจะมาถึงฝ่ายจัดซื้อ ตัวอย่างที่เห็นชัดที่สุดคือวงจรของด่วน แจ้งช้า จัดซื้อไม่มีเวลาหาทางเลือก ซื้อของแพงแบบเร่งด่วน แล้วต่างฝ่ายต่างโทษกัน จากนั้นวงจรก็วนกลับมาใหม่ในเดือนถัดไป

วิธีแก้จึงไม่ใช่การกดดันให้จัดซื้อต่อราคาเก่งขึ้น แต่คือการทำให้ผู้ขอซื้อและผู้อนุมัติมองเห็นว่าการตัดสินใจของตัวเองมีราคาเท่าไร ลองคิดตัวเลขง่าย ๆ ถ้าองค์กรมีงบจัดซื้อปีละ 50 ล้านบาท การลดต้นทุนแฝงได้เพียงร้อยละ 1 คิดเป็นเงิน 500,000 บาท และเงินที่ประหยัดได้จากการซื้อทุกบาทกลายเป็นกำไรทันที ต่างจากยอดขายที่ยังต้องหักต้นทุนก่อน

เริ่มมองเห็นต้นทุนแฝงได้ภายในสัปดาห์นี้

1. ดึงรายการสั่งซื้อด่วนย้อนหลัง 3 เดือน นับว่ามีกี่ครั้ง และแต่ละครั้งแจ้งล่วงหน้ากี่วัน
2. สุ่มใบขอซื้อ 20 ใบ ดูว่ามีกี่ใบที่ระบุยี่ห้อโดยไม่มีเหตุผลทางเทคนิคกำกับไว้
3. เลือกสินค้าหนึ่งรายการที่หลายแผนกซื้อ แล้วเทียบราคาที่แต่ละแผนกจ่าย

ตัวเลขสามชุดนี้หาได้จากระบบที่มีอยู่แล้ว ไม่ต้องรอโครงการใหญ่ และมักเพียงพอให้ผู้บริหารเห็นว่าต้นทุนแฝงขององค์กรซ่อนอยู่ตรงไหน

การทำให้ทุกฝ่ายมองเห็นต้นทุนแฝงร่วมกัน ตั้งแต่ผู้ขอซื้อจนถึงผู้อนุมัติ คือเนื้อหาหลักของหลักสูตร In-house From Cost to Value หลักสูตร 1 วันที่มี Workshop คำนวณ TCO จากสินค้าที่แต่ละฝ่ายใช้จริง และฝึกเขียนใบขอซื้อใหม่ให้สมบูรณ์ ติดต่อขอ Course Outline และใบเสนอราคาได้ที่หน้าหลักสูตรครับ

#SourceXpert #ต้นทุนแฝง #HiddenCost #ProcurementMindset

บทความนี้เขียนโดย AI